Intake
Voorafgaand aan de mediation vind een kort intakegesprek plaats. Tijdens dit gesprek wordt kennisgemaakt, de procedure wordt besproken en vragen worden beantwoord. Ook de kosten en de verdeling hiervan tussen de partijen komen aan bod. Door de mediator wordt getoetst of de zaak geschikt is voor mediation en of er bij de partijen voldoende bereidheid is voor het oplossen van het conflict. Tenslotte wordt stilgestaan bij de vertrouwelijkheid van de mediation en wordt de mediation-overeenkomst besproken.
Mediation-overeenkomst
Aan het begin van het mediation-proces sluiten de partijen en de mediator een mediation-overeenkomst. Daarin spreken ze af om te proberen het geschil gezamenlijk via mediation op te lossen. Een schriftelijke overeenkomst is belangrijk. Het mediation-reglement wordt daarin van toepassing verklaard. Zo staat vast wanneer de mediation van start gaat, wat het proces inhoudt en welke spelregels er gelden.
De mediation
Wanneer de mediation-overeenkomst getekend is door beide partijen en de mediator gaat het mediationproces daadwerkelijk van start. Beide partijen vertellen hun beleving van het conflict aan de mediator en aan elkaar. Het mediation-proces is informeel en flexibel. De mediator is procesbegeleider. Hij brengt vastgelopen communicatie weer op gang. Hij stimuleert de partijen tot overleg. Emoties en zaken worden gescheiden. De partijen zijn actief en hebben een grote inbreng. De mediator kiest geen partij maar helpt de partijen in hun onderhandelingsproces. Geen juridische standpunten, maar hun belangen en de toekomst staan daarbij voorop.
De oplossing
De mediator begeleidt de partijen bij het vinden van een eigen oplossing. Via mediation komen vaak creatieve oplossingen tot stand, waarmee alle betrokkenen tevreden zijn. Zowel in persoonlijke als in zakelijke kwesties. De partijen bepalen zelf hoe de oplossing eruit ziet. Dat levert een win-win situatie op. De gemaakte afspraken worden in een overeenkomst vastgelegd. Daarmee wordt de mediation afgesloten.
Tijdsduur
De duur van een mediation is zeer wisselend. Sommige mediations kunnen binnen twee à drie gesprekken met succes worden afgesloten. Gemiddeld vinden er 4 tot 6 gesprekken van 1,5 à 2 uur plaats. De totale doorlooptijd van de mediation varieert van enkele weken tot enkele maanden.